Fixer des buts intermédiaires
Essayez de prévoir toutes les étapes de l’organisation d’un séminaire bien en amont, afin d’avoir du temps avant l’échéance. Essayez de structurer au maximum la préparation de votre événement, car se lancer dans la prise de décisions sans avoir réfléchi à tous les détails est la meilleure façon de se tromper. Vous réduirez les risques de faire de mauvais choix et de mettre à mal vos efforts.
Pour réussir et vérifier que vous avez pensé à tout, il est conseillé de se fixer des objectifs intermédiaires, qui permettront de contrôler l’avancée du projet.
Définir la raison de l’organisation de ce séminaire
Mettez des mots sur l’organisation du séminaire par votre entreprise. Que voulez-vous y mettre à l’honneur ? Quel est le message que vous souhaitez faire passer ? Un séminaire peut être l’occasion de valoriser un produit ou un service, mais aussi de former le personnel ou encore de renforcer la force du groupe en imaginant des activités sportives, culturelles ou de développement personnel.
En définissant le but de votre séminaire, vous visualiserez mieux les besoins qui gravitent autour de l’organisation de cet événement. Prenez donc en compte les intervenants à convier, le matériel indispensable, mais aussi l’hôtellerie, la restauration et les modes de transport.
Créez un document de suivi
Afin d’avoir une vision d’ensemble et de pouvoir rebondir rapidement, établissez un cahier des charges sur les attentes, les moyens et les délais à respecter. Il est primordial de bien lister les besoins et de définir un budget précis. Tentez d’être le plus précis possible, en additionnant les frais auxquels vous pensez comme le logement, le transport, la rémunération d’un formateur ou encore le coût des activités.
Élaborez une liste des endroits qui seraient susceptibles d’accueillir votre séminaire, en étudiant l’adéquation avec votre budget et les capacités d’accueil. Optez pour un lieu qui sera convivial, dans un environnement verdoyant ou dans un cadre professionnel selon l’ambiance que vous voulez insuffler à votre séminaire.
Il est indispensable de respecter certaines contraintes comme :
- la facilité d’accès au lieu
- les modes de transport à disposition
- la proximité de centres d’intérêt comme une ville attrayante, une plage ou une montagne pour faire une randonnée
- le nombre de participants au séminaire
- la nécessité de loger ou de nourrir les participants
- l’organisation d’activités
- des besoins spécifiques, comme une traduction ou un interprète en langue des signes
Validez le choix du lieu du séminaire
Lorsque vous aurez listé toutes les contraintes pour organiser votre séminaire, choisissez plusieurs lieux qui pourraient correspondre à vos exigences. Contactez les différents lieux afin de leur demander d’établir des devis précis, de manière à pouvoir comparer les différentes offres. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main afin de sélectionner le lieu qui sera le plus adapté à vos besoins et à votre budget.
Il faut penser à ce choix rapidement, afin de faire un vrai choix et non décider parce qu’il ne reste plus qu’un seul lieu. Vous pourrez alors sélectionner le lieu qui sera le plus adapté à votre événement et qui sera disponible aux dates souhaitées. Lorsque vous avez sélectionné le lieu de votre séminaire, confirmez par un écrit ou un mail afin d’avoir une trace de votre engagement. Pensez aussi à prévenir les autres établissements que vous n’avez pas retenu leur offre. Ainsi, ils ne seront pas en attente d’un éventuel contrat avec votre entreprise.
Préparez un dossier de renseignements
Afin que les participants connaissent précisément le déroulement du séminaire, le lieu et les informations pratiques, vous avez la possibilité d’imaginer un dossier complet. Ce dernier comprendra un programme précis des activités, conférences ou rencontres durant le séminaire. Ajoutez également un plan précis pour se rendre sur le lieu de séminaire et les différentes possibilités de s’y rendre.
Si votre entreprise organise le transport des participants, demandez rapidement la confirmation de chaque personne afin de choisir le moyen de transport le plus adéquat. Faites appel à une agence de voyages ou à un service de car ou de minibus.
Le dossier de renseignements peut aussi contenir des dépliants que vous aurez demandés à l’office de tourisme ou à la mairie du lieu où vous serez logés. Même si le séminaire est professionnel, il peut aussi être l’occasion de passer un moment sympathique entre collègues dans un musée, un restaurant ou à une manifestation culturelle.
Quelques jours avant le séminaire
Avant la date du séminaire, vérifiez que toutes les réservations nécessaires ont été validées. Appelez le lieu où il se déroule, afin de reprendre ensemble les différents éléments (heure d’arrivée, besoins en termes de salle, de matériel ou encore hôtellerie). Faites un retour sur votre cahier des charges afin de vérifier si toutes les étapes ont pu être validées et que vous n’avez pas oublié l’une d’elles. Pensez également à consulter les conditions d’assurance, afin de parer un éventuel problème.
Préparez par ailleurs les documents ou objets que vous allez distribuer lors du séminaire. Il peut s’agir de livrets de formation, de documents internes ou encore de goodies. C’est toujours plaisant de recevoir un petit cadeau. De plus, ces objets ont une forte puissance publicitaire. Choisissez un stylo, une clé USB ou encore un t-shirt que les participants porteront à différentes occasions. Il existe un grand nombre de goodies à offrir et qui ne demandent pas un budget conséquent pour les personnaliser. Il est aussi important de prévoir un petit-déjeuner ou un pot d’arrivée. Demandez à ce qu’on livre des viennoiseries ou des verrines selon l’heure où débute le séminaire.
Pour la bonne réussite de votre séminaire, il est important d’en structurer l’organisation afin de ne pas échouer dans votre mission. Soyez efficient, en suivant un déroulé précis et qui vous invite à faire le point régulièrement pour constater l’évolution de votre préparation !
