Comment utiliser ses ressources efficacement

Un chef de projet qui veut avoir du succès doit pouvoir se faire une vue d’ensemble. S’il peut gérer plusieurs tâches en même temps, il occupe la position idéale. Mais il existe quelques capacités qu’un chef de projet devrait maîtriser à tout prix.

Savoir avec qui on travaille

Pour pouvoir bien avancer dans le travail, une équipe qui travaille en harmonie est très importante. Le chef de projet doit connaître les capacités de son équipe, pour donner une activité adaptée. De cette façon, chaque membre de l’équipe peut fournir un travail optimal et ne ralentit pas le groupe entier, par exemple car il ne comprend pas une tâche, prend trop de temps car il n’est pas spécialisé pour cette tâche..

Préparer correctement les projets

Bien sûr, il n’existe pas de méthode universelle pour organiser un projet, mais il y a des principes qui sont utiles dans beaucoup de cas.

Estimer le temps nécessaire : il est astucieux de s’y prendre à l’avance, pour éviter le stress inutile lorsque le délai approche. Lorsqu’on se sent pressé, on tend à faire des économies de temps, ce qui a un effet négatif sur l’organisation globale du projet et les opérations, et le résultat final en souffre : on perd souvent plus de temps qu’en on gagne.

Les imprévus représentent la cause majeure des perturbations d’horaires et de plans de travail. Certaines tâches prennent plus de temps que prévu, les disponibilités sont réduites à cause d’une visite imprévue de la famille, etc. Il est donc prudent de ne pas planifier trop serré et de se laisser une marge de manœuvre, de faire preuve d’un grand réalisme dans l’estimation des durées et de ses capacités de travail, de prévoir du temps pour la recherche des informations manquantes, et de prévoir des changements éventuels des buts ou des objectifs.

Savoir quels objectifs on veut atteindre. Il faut donc connaître la cible, et créer le chemin le plus efficace pour l’atteindre. De cette façon, on peut toujours changer la voie d’approche à l’objectif, l’améliorer, etc. Il faut toujours être flexible!

Il faut toujours garder en tête le fait qu’il n’y a pas de méthode préprogrammée pour bien s’organiser, et que ces principes ne fonctionnent pas si on s’y prend à la dernière seconde. On peut donc créer un dossier avec les tâches à compléter, et les tâches qui sont en travail, visible à l’équipe entière. Tout le monde peut voir le progrès des autres, et se motiver. Il existe beaucoup de moyens pour communiquer et s’envoyer des fichiers, Discord, une application en est une.

Avoir une idée du budget

Pour organiser un budget, le dirigeant doit être conscient du temps qu’une activité va prendre, et déterminer le budget nécessaire pour compléter efficacement cette activité. Il peut estimer le coût à partir des outils indispensables pour le projet, ou des voyages possibles, une simple estimation suffit pour avoir un objectif. Il faut ici essayer d’éviter des coûts qui ne sont pas vraiment indispensables pour le projet, comme le renouvellement de l’équipement ou un vol en First Class avec le menu complet.. Il est important d’avoir tous les documents importants à la main, pour éviter des problèmes légaux, qui apportent des coûts supplémentaires.