La mise en place d’un numéro vert est une procédure adoptée par un grand nombre d’entreprises, dans le but de traiter les commandes ou le service après-vente. Proche de l’obligation, l’exploitation de ce type d’outil est également un atout pour mieux satisfaire et fidéliser la clientèle. Pour les nouvelles sociétés et les chefs d’entreprise qui sont encore réticents sur ce sujet, voici 5 bonnes raisons de créer un numéro vert.
Pourquoi créer un numéro vert pour votre entreprise ?
Que vous soyez une grande entreprise ou une PME, vous pouvez utiliser un numéro gratuit pour des raisons variées. Il est conseillé de traiter avec un opérateur agréé et expérimenté si vous souhaitez acheter un numéro vert pour votre entreprise car il offre de nombreux avantages.
Recevoir plus d’appels
Mettre un numéro vert à la disposition de votre clientèle est un moyen efficace de simplifier les échanges avec votre clientèle. Cela va entraîner une augmentation du nombre d’appels. Aussi bien pour passer des commandes et demander des renseignements complémentaires que pour des conseils ou requêtes SAV.
Par ailleurs, l’augmentation du nombre d’appels va jouer sur la qualification des prospects, ce qui est bénéfique pour l’entreprise. Le rayonnement de l’entreprise peut facilement dépasser les frontières françaises, nécessitant par exemple la mise en place d’un numéro spécial pour les appels de l’étranger.
Améliorer son image
Montrez à vos clients et prospects que vous êtes une entreprise accessible, disponible, et à l’écoute grâce à l’installation d’un numéro gratuit. Les consommateurs étant de plus en plus sensibles à ces valeurs, vous allez redorer l’image de votre entreprise. Elle sera vue comme une structure honnête, transparente et qui prend à cœur les intérêts de ses clients.
Optimiser les campagnes d’information et de communication
Lorsque vous lancez une campagne publicitaire (peu importe le canal), le numéro vert peut être un très bon moyen d’avoir des retours. En effet, les clients potentiels seront nombreux à contacter votre entreprise pour avoir plus d’informations, prendre rendez-vous, concrétiser leur acte d’achat, etc.
Optimiser la gestion du service clientèle
Grâce au développement technologique, l’utilisation du numéro vert apporte un véritable changement dans la gestion du service clientèle. En effet, ces numéros sont reliés à des serveurs et des outils numériques qui permettent d’analyser les appels et de personnaliser le standard téléphonique. Vous pourrez :
- obtenir un accès facile aux statistiques liées aux appels ;
- assurer un suivi en temps réel de vos équipes durant les appels avec les clients ;
- collecter et évaluer les données de vos clients afin de mieux les fidéliser ;
- analyser les statistiques d’appel pour segmenter la clientèle, de sorte à répondre de manière personnalisée à chaque catégorie de prospect.
Grâce à cet outil spécial qu’est le numéro vert, la relation client prendra un autre sens.
Réduire les coûts
En fonction des opérateurs, vous aurez le choix entre plusieurs types d’offres. Il vous revient de rechercher les meilleures conditions pour notamment faire baisser les frais d’abonnement mensuel ou le coût des communications à la minute. Si vous disposiez d’un numéro fixe, vous pouvez le virtualiser grâce à la portabilité. C’est une démarche administrative qui permet de considérer votre ancien numéro comme un numéro virtuel. Avec cette méthode, vous avez la possibilité de faire baisser les coûts liés à votre numéro vert.
Au-delà de toutes ces raisons, il faut aussi souligner que les numéros verts sont des systèmes faciles à mettre en place. Leur prise en main est rapide, et la gestion quotidienne ne nécessite pas de conditions ou de compétences particulières. Le ou les numéros choisis sont directement ajoutés sur les lignes de votre choix. Vous pouvez d’ailleurs utiliser ces derniers sur tous vos supports publicitaires, ou encore les lier à vos réseaux sociaux.
Le SVI : un outil pour augmenter les fonctionnalités de votre numéro vert
Le SVI ou serveur vocal interactif est un outil informatique qui a pour rôle la prise en charge des appels entrants et sortants d’un centre d’appel, à l’aide de messages vocaux préenregistrés. Ce type de logiciel permet de simplifier le fonctionnement de votre standard, car les clients sont orientés vers le bon interlocuteur ou la bonne information en fonction des réponses aux instructions qu’ils reçoivent.
Avec cette solution, vous optimisez les temps d’appel de vos équipes, augmentez leur efficacité et vous réduisez les temps d’attente des prospects et des clients. Le flux d’appels entrants est également mieux régulé, tandis que les consommateurs sont bien mieux informés des horaires et autres informations importantes sur le service.
Qu’est-ce qu’un numéro vert ?
Le terme « Numéro vert » désigne un numéro téléphonique appartenant au groupe des numéros à tarif spécial (numéros surtaxés, numéro banalisé, numéro géographique, etc.). La particularité du numéro vert est que les appels entrants sont gratuits, qu’ils soient passés d’un poste fixe ou d’un appareil mobile. Les clients ne paient donc rien, car l’entreprise ayant mis en place le numéro assume le coût des appels à leur place.
Les préfixes des numéros verts
Les numéros verts se distinguent par le logo qui les accompagne, et qui est combiné à la mention « service et appel gratuit ». Les numéros spéciaux français sont composés de 4 ou de 10 chiffres. Les numéros verts de 4 chiffres sont précédés des nombres 30 ou 31, tandis que ceux de 10 chiffres commencent par des chiffres allant de 0 800 à 0 805.
Les principales réticences des entreprises envers l’installation de numéros verts concernent les coûts des appels, et les craintes sur l’utilisation abusive par les clients. Mais ces dernières ne sont en rien comparées aux nombreux bénéfices qu’il est possible de tirer de cet outil.
L’obligation aux entreprises
Il faut également rappeler qu’en France, depuis 2015, la loi donne obligation aux entreprises BtoC de proposer aux consommateurs un ou plusieurs numéros non surtaxés pour se connecter à leurs services clients, en ce qui concerne :
- Le suivi des commandes ;
- les réclamations ;
- l’assistance technique.
Si votre entreprise n’a pas encore franchi cette étape, elle ne devrait plus tarder, au risque de tomber sous le coup de sanctions.
Comment créer un numéro vert ?
La création d’un numéro non surtaxé est très facile et peut se faire de deux manières. La première consiste à acheter un numéro auprès d’un opérateur téléphonique agréé. La seconde vous permet d’obtenir un numéro virtuel.
L’achat d’un numéro vert
Dans le cadre d’un achat, vous choisissez un numéro parmi ceux disponibles et celui-ci est installé sur une ligne mobile ou téléphonique. Il est activé au plus tard dans les 24 heures suivant la demande et le paiement. Selon vos besoins, vous pourrez par exemple définir une musique d’attente, un menu à choix multiple, des horaires de disponibilité de votre standard, etc.
L’obtention d’un numéro vert
Pour le numéro virtuel, vous n’avez pas besoin d’avoir de ligne téléphonique fixe ou mobile. Il vous suffit d’aller sur le site de l’opérateur de votre choix et de souscrire un forfait ou une offre en fonction de votre budget et des fonctionnalités que vous recherchez. Plus facile à installer, cette solution est idéale pour les entreprises, car elle contribue à mettre en place un outil sur mesure.
Les autres solutions pour créer un numéro vert
Vous pouvez opter pour l’ajout de solutions de tracking afin de faciliter l’identification des leviers de vente et améliorer vos tunnels de conversion. Des services automatisés sont également disponibles pour assurer le suivi client, réduire les temps d’attente des appels, gérer les équipes commerciales, assurer la prise d’appel en dehors des heures d’ouverture, transférer les appels vers des conseillers, etc. L’ajout d’un serveur vocal interactif est également recommandé.
Vous n’avez pas de crainte à avoir en ce qui concerne une éventuelle suspension du numéro. Ces derniers sont en effet vendus sans engagement sur le volume d’appel ou sur la durée. Vous pouvez donc faire arrêter le numéro à n’importe quel instant.
