Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document reconnu par l’entreprise, et qui permet à un salarié ayant engendré des dépenses professionnelles dans l’intérêt de son entreprise de se les faire rembourser.Elle se présente généralement sous la forme d’une fiche de note de frais fournie par l’entreprise et à remplir par le salarié demandeur. Ce dernier doit joindre à sa demande des factures de ses achats, ou tous justificatifs possibles. Il est donc primordial de bien conserver ses tickets après un achat professionnel. Vous pouvez utiliser des services qui gèrent les notes de frais, notamment Traveldoo : découvrir les solutions sur le site.

Notes de frais : pour quels types de frais ?

Plusieurs types de dépenses peuvent engendrer des notes de frais :

Les frais de repas, très souvent utilisés pour les repas d’affaires notamment, afin d’inviter des clients, fournisseurs ou prestataires au restaurant.
Les frais de déplacements, lorsqu’il est nécessaire de prendre le train, taxi, avion ou autre pour se rendre sur le lieu d’un rendez-vous.
Les frais de logement, de type réservation d’un hôtel lorsqu’un séjour prolongé est nécessaire.
Les frais divers, qui peuvent au besoin être avancés par le salarié : abonnement téléphonique, achat de petits matériels, etc.

Il peut exister d’autres types de frais spécifiques à certaines professions, mais les principaux sont ceux cités précédemment.

Les différents types de remboursements

Afin de procéder au remboursement des notes de frais, l’employeur dispose de deux solutions :

La méthode des frais réels, qui consiste à rembourser le salarié sur des frais effectivement engagés et nécessitant un justificatif ou une preuve d’achat.

Le forfait, très utilisé chez les commerciaux notamment dont les tickets s’accumulent vite. Le salarié bénéficie d’un forfait plafonné pour lequel il n’a pas à présenter de justificatif.

Il est également habituel d’effectuer des avances sur frais dans certains corps de métiers où les achats en direct par le salarié sont nombreux.

Les notes de frais sont-elles obligatoirement remboursées ?

Le remboursement des notes de frais professionnels est en effet une obligation légale pour l’employeur. Aucune clause même écrite et insérée au contrat ne peut prétendre le contraire, auquel cas elle serait simplement nulle.

Les notes de frais sont généralement remboursées en fin de mois par l’entreprise, et celle-ci peut également fixer des dates et délais à respecter pour obtenir les notes de frais. En effet, on ne peut raisonnablement pas exiger de remboursements de notes de frais datant de plusieurs mois auparavant, le salarié doit être rigoureux dans la transmission de ses demandes.